クリニックの申し送り・業務連絡を仕組み化！「言った・言わない」を減らす方法

「伝えたはずなのに、聞いていないと言われてしまう」
「パートや非常勤のスタッフまで、連絡事項がうまく行き届かない」
「スタッフ同士の連絡に個人LINEを使っているけれど、このままでいいのかな？」

クリニックでは、常勤・パート・非常勤など、勤務時間や出勤日が異なるスタッフ同士で情報を共有する必要があります。
口頭で伝えたり、申し送りノートに書いたりしていても、確認するタイミングが合わず、連絡が行き届かないこともあります。

こうした伝達漏れを減らすには、「伝える」だけでなく、スタッフが自分で「確認できる」仕組みを整えることが大切です。

この記事では、看護師として20年以上医療現場に携わってきた経験をもとに、クリニックの申し送り・業務連絡で起こりやすい問題と、情報共有をスムーズにする仕組みづくりについて解説します。

なぜクリニックの申し送りは「言った・言わない」が起きるのか？

クリニックで「言った・言わない」が起こる背景には、主にこの上記3つがあります。
ここからそれぞれについて、詳しく解説していきます。

シフト勤務による情報共有のタイムラグ

クリニックには、常勤スタッフだけでなく、パートや非常勤など、さまざまな勤務形態のスタッフがいます。
例えば、月曜日に決まったルール変更を、その日に勤務していたスタッフには伝えられても、木曜日に出勤するスタッフには伝わっていないことがあります。

「誰かが伝えてくれているはず」
そう思っていても、誰にどこまで共有できているのか、確認できないことがあります。

紙の申し送りノートや口頭連絡の限界

申し送りノートや付箋は、手軽に情報を残せる便利な方法です。
しかし、忙しい診療の合間には、ノートを確認する時間が取れなかったり、新しい連絡が書き足されて重要事項を見落としたりすることもあります。

また、口頭だけの連絡では、伝える人によって説明が異なったり、内容の一部が抜けてしまったりする可能性もあります。

過去の連絡事項が埋もれて探せない

「先週変更になった、あのルールはどうなったんだっけ？」
そう思っても、申し送りノートを何ページもめくったり、過去のチャットをさかのぼったりするのは大変です。

結局、知っていそうなスタッフに聞くことになり、確認する側も答える側も業務が中断されてしまいます。
大切なのは、連絡を残すだけでなく、あとから必要な情報をすぐに確認できることです。

個人LINEグループでの業務連絡に潜む3つのリスク

個人LINEは使い慣れていて手軽なため、スタッフ同士の業務連絡に利用しているクリニックもあるでしょう。
しかし、業務で利用する場合には、情報管理やスタッフの働き方について注意が必要です。

情報漏洩のリスク

個人LINEでは、スタッフの私用スマートフォンを利用することが多いため、誤送信や端末の紛失、第三者による画面の閲覧などに注意が必要です。

特に、患者さんの個人情報や診療に関する情報は、院内の情報管理ルールに従い、適切な方法で取り扱う必要があります。
どのような情報を、どの連絡手段で共有してよいのか、あらかじめルールを決めておくことが大切です。

業務連絡の内容によって、どのツールを使ってよいのかを明確にしておくことが大切です。

退職時の情報管理

スタッフが退職する際には、業務連絡グループからの退出や、共有資料へのアクセス権限の見直しが必要です。
個人LINEでもグループからメンバーを退会させることはできますが、すでに端末に保存された画像や資料まで回収することは困難です。

退職後も院内情報が手元に残る可能性があるため、業務に使用する情報は、スタッフの入退職に合わせて管理できる仕組みを検討しましょう。

休日や勤務時間外の連絡による負担

休日に業務連絡の通知が届くと、「休みの日でも確認しなければいけないのかな」と負担に感じるスタッフもいるでしょう。
また、勤務時間外に連絡の確認や対応を求める場合は、労働時間の管理にも注意が必要です。

例えば、通常の業務連絡は出勤時に確認し、緊急時には別の連絡方法を用意するなど、仕事とプライベートを分けられる運用ルールを整えることが大切です。

伝達漏れを減らす！スタッフが自分で確認できる仕組みづくり

申し送りや業務連絡の伝達漏れを減らすには、連絡を伝えるだけでなく、スタッフが自分で確認できる環境を整えることが大切です。
例えば、Notionなどを活用したスタッフ専用の情報共有ページをつくれば、重要なお知らせや業務連絡、マニュアルなどを一か所にまとめることができます。

ただし、デジタルツールを導入することが目的ではありません。
スタッフが必要な情報を迷わず見つけられ、日々の業務で無理なく使い続けられることが大切です。

ここでは、情報共有の仕組みづくりで押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

重要度や内容ごとに連絡事項を整理する

すべての連絡事項が同じ場所に並んでいると、重要な情報が埋もれてしまいます。
例えば、次のように分ける方法があります。

• 重要なお知らせ：院内ルールの変更、全スタッフへの周知事項
• 日々の業務連絡：備品の変更、機器の点検予定、事務連絡
• マニュアル更新情報：業務手順の変更、新しく追加したマニュアル

このように整理すると、スタッフは出勤時に何を確認すればよいか把握しやすくなります。
また、連絡ごとに「対象者」「掲載日」「確認期限」を設定しておくと、誰に何を伝えたいのかも明確になります。

連絡事項を確認したか把握できるようにする

重要な連絡については、スタッフが確認したかどうかを把握できると安心です。
例えば、連絡事項ごとに確認対象者を決め、スタッフが「確認しました」と記録できる仕組みを用意する方法があります。

Notionのデータベースを活用すれば、スタッフごとの確認状況を管理する仕組みを設計することも可能です。
ただし、通常のチェックボックスを設置するだけでは、誰が確認したかまではわかりません。スタッフ別の確認記録やアクセス権限を考慮した設計が必要です。

また、「確認した」という記録があっても、内容を正しく理解しているとは限りません。
特に医療安全に関わる変更は、必要に応じて口頭での説明や理解度の確認を組み合わせることが大切です。

業務連絡とマニュアルをつなげる

「新しい医療機器の操作手順を追加しました」
「受付業務の手順を変更しました」
こうした連絡を受けたとき、その場ですぐに新しいマニュアルを確認できると便利です。

連絡事項から該当するマニュアルへ移動できれば、スタッフが資料の保存場所を探す手間も減らせます。
また、マニュアルを更新した際に、その変更内容を申し送りとして共有することもできます。

単に「変更しました」と伝えるだけでなく、何が変わったのか、どこを確認すればよいのかまで伝えることが大切です。

クリニックのマニュアルを整理し、スタッフが必要なときに確認できる仕組みについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

申し送り・業務連絡を無理なく続けるための3つの工夫

情報共有の仕組みをつくっても、スタッフが確認しなければ十分に役立てることができません。
大切なのは、日々の業務の中で、無理なく確認・更新できることです。

ここでは、申し送りや業務連絡の仕組みを使い続けるための3つの工夫を紹介します。

出勤時に確認するタイミングを決める

例えば、業務開始時にスタッフ専用ページを開き、重要なお知らせを確認することを日々の手順に組み込む方法があります。
また、確認に時間がかかりすぎないよう、必要な連絡がすぐに見つかる画面にしておくことも大切です。

連絡事項を管理する担当者を決める

スタッフが自由に連絡を登録できても、情報が整理されていなければ、重要な連絡が埋もれてしまうことがあります。
連絡事項の分類や内容の確認、古い情報の整理など、誰が管理するのかを決めておきましょう。

情報を共有しやすいことと、必要な情報を見つけやすいことの両方が大切です。

緊急連絡は別の方法で伝える

すぐに対応が必要な連絡は、スタッフ専用ページへの掲載だけでは十分ではありません。
直接声をかける、電話や院内PHSを利用するなど、相手に確実に伝わり、必要に応じて返答を確認できる方法を優先しましょう。

スタッフ専用ページは、主にあとから繰り返し確認したい連絡事項や業務ルールの共有に活用します。

クリニックの申し送り・業務連絡に関するよくある質問

パートやシフト勤務のスタッフにも、連絡事項を確認してもらうにはどうすればいいですか？

出勤時に連絡事項を確認することを、日々の業務手順に組み込む方法があります。

連絡ごとに確認対象者や期限を明確にし、重要な内容については未確認のスタッフに声をかけるなど、確認漏れを防ぐ運用も大切です。

LINE WORKSなどのビジネスチャットとNotionはどう使い分ければいいですか？

LINE WORKSなどのチャットは、スタッフ同士のやり取りや、すぐに知らせたい業務連絡に向いています。

一方、Notionは、院内ルールやマニュアル、あとから確認したい連絡事項を整理するのに便利です。

例えば、チャットで変更を知らせ、詳しい内容はNotionで確認できるようにする、といった使い分けができます。

緊急性の高い業務連絡は、どのように伝えればいいですか？

緊急性の高い連絡は、直接の声かけや電話、院内PHSなど、相手に確実に伝わり、返答を確認できる方法を優先しましょう。

あとから確認が必要な内容は、適切な場所に記録しておくと便利です。

なお、患者さんの診療情報は、院内で定めた適切なシステムと手順で取り扱う必要があります。

パソコンやデジタルツールが苦手なスタッフでも使えますか？

はい。スタッフの操作スキルに合わせて、できるだけシンプルな仕組みにすることができます。
例えば、最初は「お知らせを開いて確認する」だけにし、必要に応じて機能を追加する方法もあります。

使う人の負担を増やさず、無理なく続けられる運用を考えることが大切です。

申し送りノートをすべてデジタル化する必要がありますか？

いいえ、すべてをデジタル化する必要はありません。

今使っている申し送りノートや連絡方法を確認し、伝達漏れが起きやすい情報や、あとから何度も確認する内容から整理する方法もあります。

クリニックの規模やスタッフの働き方に合わせて、無理なく使える方法を選ぶことが大切です。

まとめ：クリニックの申し送り・業務連絡は、誰でも確認できる仕組みへ

クリニックの申し送りや業務連絡で起こる「言った・言わない」を減らすには、スタッフ一人ひとりの注意に頼るだけでなく、情報共有の方法を見直すことが大切です。

連絡内容に合わせて伝達方法を使い分け、必要な情報を整理しておくことで、スタッフが自分で確認しやすい環境をつくることができます。
また、連絡事項を確認するだけでなく、わからないことがあれば安心して質問・相談できることも大切です。

必要な情報を、必要な人が、必要なときに確認できること。
そんな仕組みがあれば、スタッフ同士の行き違いや確認の負担を減らし、日々の業務をよりスムーズに進められるようになります。

まずは、今使っている申し送りノートや連絡方法を見直し、どんな情報が伝わりにくくなっているのか整理することから始めてみましょう。

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